Cách nén tệp PDF cho email 3 cách hiệu quả để lựa chọn

Indeed, sending large files via email can be a hassle. In fact, it may cause you some problems, or it may not be delivered at all. Also, many email providers restrict attachments to specific file sizes, which is easy to exceed with a complex PDF. This can be especially true for PDFs with lots of images or lengthy documents. To address this, most people in this situation resort to file-sharing services like Dropbox or Google Drive. However, they almost forget a handy trick, and that is via file compression. Many free online tools can do this, and some are quite popular. But how to compress a PDF for email effectively? That is what you are about to learn as you continue reading the entire content below.

Phần 1. Kích thước PDF nào là tốt nhất cho Email

Đây là sự thật: không có con số kỳ diệu nào cho kích thước PDF lý tưởng cho email. Điều cần lưu ý là giới hạn tệp đính kèm của nền tảng email của bạn. Các dịch vụ phổ biến giới hạn tệp đính kèm khoảng 20MB, có thể dễ dàng đạt được một cách đáng ngạc nhiên, đặc biệt là với các tệp PDF chứa nhiều hình ảnh hoặc là các tài liệu rất dài. Do đó, nếu tệp PDF của bạn lớn hơn giới hạn 20MB đã nêu, email của bạn có thể sẽ không được gửi và bạn sẽ nhận được thông báo lỗi. Tuy nhiên, thay vì nhắm đến một kích thước cụ thể hoặc kích thước PDF tốt nhất cho email, tốt nhất là bạn nên chơi an toàn và giữ kích thước dưới 20MB. Bằng cách đó, bạn có thể tự tin rằng tệp sẽ được đính kèm và gửi thành công.

Phần 2. Một cú nhấp chuột để nén tệp PDF cho Email

Here’s a great and quick way to compress email files. Get ready to experience this free tool called FVC Free PDF Compressor, which can shrink your hefty PDF files without messing them up. Now, since most email services only allow attachments of around 20MB, PDFs with pictures or lots of text can easily reach that limit. This compressor can get your PDF way smaller, even under 100 kilobytes! You don’t need to worry about how it shrinks PDFs for email dramatically because it still maintains the quality of the files. In fact, you probably won't even notice a difference between the original and the shrunk version.

Hơn nữa, công cụ tuyệt vời này cực kỳ dễ sử dụng và bất kỳ ai có bất kỳ trình độ chuyên môn nào cũng có thể sử dụng. Tất cả những gì bạn phải làm là kéo và thả tệp PDF vào chương trình và nó sẽ tự động thu nhỏ tệp đó lại. Sau đó, chỉ với một cú nhấp chuột, bạn có thể lưu tệp PDF nhỏ hơn vào máy tính của mình. Theo cách này, bạn có thể nhanh chóng nén PDF thành kích thước email trực tuyến thành kích thước hoàn hảo để gửi email hoặc tải lên mà không có bất kỳ hình mờ nào trên tài liệu cuối cùng. Để hiểu rõ hơn về quy trình này, hãy xem hướng dẫn chi tiết bên dưới.

Step 1. On its main interface, click the Add PDF File tab and choose the PDF file that you need to compress.

Step 2. While the PDF file is uploading, the tool is also working for its compression.

Step 3. Once done, click the Download the PDF button.

Phần 3. Nén tệp PDF để gửi qua email bằng các tính năng chỉnh sửa

If you prefer a tool that comes with editing features, then Adobe Acrobat is what you need for this task. Adobe Acrobat is a program known for creating, editing, and managing PDF files. It's like a powerful toolkit specifically designed for working with PDFs. One of its handy features is PDF compression, which you can use when you have a bulky PDF that won't fit into your email because of size limits. Adobe Acrobat, which comes with an online and desktop version, can help you compress large PDF files for email without messing with the quality too much. Well, it does this in a few ways, like reducing the size of images within the PDF or getting rid of unnecessary fonts. However, knowing Adobe and its suits, you must not be surprised if you find its learning curve steep. Hence, here are the steps to help you ease the process.

Step 1. Launch the Acrobat and open the PDF file that you need to work on. To do so, go to Tools-Optimize PDF-Open.

Step 2. Once you open the PDF file, click the Reduce File Size option from the new navigation shown. Then, set or use the editing options given to achieve your desired compression and optimization.

Step 3. After that, save the compressed PDF file.

Phần 4. Nén tệp PDF để gửi qua email bằng cách chuyển đổi

Want to learn a new trick on how to compress a PDF to send via email? Let’s convert the file to JPG. This conversion trick can be done perfectly using PowerPoint. PowerPoint is a program you likely use to create presentations. Imagine a slideshow with text, pictures, and maybe even videos. PowerPoint lets you build these presentations with individual slides that you click through to show your audience. It's a popular tool for teachers, students, business people, and anyone who wants to share information visually.

Bây giờ, việc chèn PDF vào bài thuyết trình PowerPoint của bạn có thể tiện lợi, nhưng có thể không phải là quá trình trực quan nhất. Nhưng một khi bạn đã làm được, việc tạo tệp JPG sẽ trở nên dễ dàng. Tuy nhiên, đừng lo lắng! Chúng tôi có thể hướng dẫn bạn từng bước, bạn cần làm theo để có thể nhúng PDF của mình vào trong thời gian ngắn.

Step 1. Launch the PowerPoint on your PC and select the correct slide where you can open the PDF file.

Step 2. Now, navigate to the Insert tab menu and look for the Object option from the Text selection. Click the option, and a new window will pop up. From that window, toggle the Create from the File option, which is located on the left side of that interface. Then, click the Browse button, which will enable you to import the PDF file onto the slide.

Step 3. Once the PDF file is uploaded, you can convert it to JPG. To do so, right-click the PDF on the slide, select Save As Picture, and save it as a JPEG.

Phần 5. Câu hỏi thường gặp về PDF và Nén

Phần kết luận

This article talks about how to compress PDF files for email in the best ways. You can now ensure a smoother and better way to send your PDFs via email as long as you reduce them properly to achieve the file limitation.