Cách Ghi Lại Cuộc Họp Webex Dành Cho Chủ Trì Hoặc Người Tham Gia

Chúng ta đều từng tham dự một cuộc họp mà người thuyết trình đang chia sẻ điều gì đó quan trọng, bạn muốn ghi lại mọi thứ nhưng vừa phải tập trung vào bài trình bày nên việc ghi chép mất rất nhiều thời gian. Dù là buổi họp nhóm, lớp học trực tuyến, buổi thuyết trình cho khách hàng hay buổi đào tạo, việc ghi lại các cuộc họp cho phép bạn xem lại mọi điều mình bỏ lỡ bất cứ lúc nào cần. Đó là lý do rất nhiều người muốn biết cách ghi lại cuộc họp Webex mà không bỏ sót chi tiết nào. May mắn là có nhiều cách để làm điều đó, dù bạn là người chủ trì hay người thuyết trình. Những cách đơn giản để ghi lại cuộc họp Webex được giới thiệu dưới đây để bạn có thể lưu lại và xem khi thuận tiện.

Phần 1. Cách Ghi Lại Cuộc Họp Webex Với Tư Cách Chủ Trì

Sử Dụng Tính Năng Ghi Tích Hợp Của Webex (Chỉ Dành Cho Chủ Trì)

Nếu bạn là người bắt đầu cuộc họp hoặc đã được cấp quyền ghi hình, một trình ghi tích hợp sẵn trong Webex sẽ sẵn sàng phục vụ bạn. Với nó, bạn có thể dễ dàng ghi lại phiên họp Webex mà không cần tải thêm bất kỳ chương trình nào khác. Bên cạnh video và âm thanh cuộc họp, bản ghi còn chứa cả nội dung được chia sẻ, vì vậy bạn có thể xem lại hoặc gửi cho người khác sau này.

Bước 1. Bắt đầu cuộc họp Webex của bạn bằng cách khởi tạo cuộc họp mới hoặc tham gia cuộc họp đã được lên lịch nếu bạn là chủ trì.

Bước 2. Khi cuộc họp bắt đầu, nhấn vào tùy chọn Ghi lại (Record) nằm trên thanh điều khiển cuộc họp.

Bước 2. Chọn vị trí nơi bản ghi sẽ được lưu. Tùy chọn ghi lên Đám mây (Cloud) hoặc vào Máy tính cục bộ (Local Computer) phụ thuộc vào loại tài khoản của bạn.

Bước 3. Nhấp vào Record để bắt đầu ghi lại cuộc họp. Tiến hành cuộc họp như bình thường. Để mọi người tham gia nhận biết, Webex sẽ hiển thị biểu tượng đang ghi.

Bước 4. Nếu muốn, hãy nhấn Pause để tạm dừng ghi mà không kết thúc phiên họp.

Bước 5. Sau khi cuộc họp kết thúc, nhấp Stop Video để kết thúc cuộc họp. Nếu bạn chọn Ghi lên Đám mây, hãy chờ Webex xử lý video. Bạn sẽ nhận được thông báo khi bản ghi sẵn sàng. Nếu chọn Ghi cục bộ (Local Recording), video sẽ được lưu vào thư mục bạn đã chọn sau khi xử lý xong.

Sau khi ghi xong, bạn có thể thoải mái phát lại, tải xuống (nếu tài khoản cho phép) hoặc chia sẻ với những người tham dự không có mặt trong cuộc họp.

Phần 2. Cách Ghi Lại Cuộc Họp Webex Với Tư Cách Người Tham Gia

Phương Pháp 1. Ghi Cuộc Họp Webex Với Tư Cách Người Tham Gia Bằng FVC Screen Recorder

Trong trường hợp bạn không có quyền chủ trì, FVC Screen Recorder là một công cụ đơn giản để ghi lại cuộc họp Webex trên máy tính. Thay vì dựa vào trình ghi tích hợp của Webex, nó ghi lại mọi thứ hiển thị trên màn hình cùng với âm thanh cuộc họp. Vì vậy, đây có thể là cách hữu ích để ghi lại cuộc họp Webex cho mục đích cá nhân, như xem lại ghi chú hoặc nghe lại những trao đổi quan trọng. Trước khi ghi, hãy xin phép người tổ chức cuộc họp và kiểm tra xem việc ghi hình có phù hợp với quy định của tổ chức hay không.

Những đặc điểm chính

• Thu âm thanh hệ thống và micro riêng biệt hoặc đồng thời.
• Ghi lại cuộc họp với chất lượng cao, thậm chí lên đến độ phân giải 4K.
• Bạn có thể hẹn giờ để bản ghi bắt đầu tự động vào thời điểm đã đặt trước.
• Cho phép chụp ảnh màn hình trong cuộc họp.
• Thay đổi độ phân giải, tốc độ khung hình và định dạng tệp đầu ra tùy theo nhu cầu.

Các Bước Ghi Lại Cuộc Họp Webex Bằng FVC Screen Recorder

Bước 1. Mở phần mềm và nhấp vào Video Recorder. Bạn có thể chọn Full Screen (Toàn màn hình) hoặc chọn Custom rồi khoanh vùng khu vực cửa sổ cuộc họp Webex.

Bước 2. Để lưu lại âm thanh cuộc họp, hãy bật System Sound. Chỉ bật Microphone nếu bạn muốn ghi cả giọng nói của mình.

Bước 3. Nhấp Settings để thay đổi định dạng đầu ra, độ phân giải, tốc độ khung hình và vị trí lưu.

Bước 4. Khởi chạy hoặc tham gia cuộc họp Webex mà bạn muốn ghi. Chuyển lại sang FVC Screen Recorder và nhấn REC ngay trước khi cuộc họp bắt đầu.

Bước 5. Phần mềm sẽ tiếp tục ghi lại màn hình và âm thanh trong suốt cuộc họp. Nhấp nút Stop khi cuộc họp kết thúc.

Bước 6. Xem lại bản ghi, cắt bỏ những đoạn không cần thiết nếu muốn, rồi nhấp Save để xuất tệp video.

Kể cả khi đó là cuộc họp Webex riêng tư, người tham gia vẫn có thể dùng FVC Screen Recorder để lưu lại nội dung thảo luận cho mục đích tham khảo cá nhân, mà không cần quyền ghi của chủ trì, miễn là được phép.

Phương Pháp 2. Ghi Nhanh Bằng Windows Snipping Tool

Giả sử bạn không cần ghi lại toàn bộ cuộc họp, mà chỉ cần những khoảnh khắc quan trọng, thì Công cụ Snipping của Windows (Windows Snipping Tool) có thể là một lựa chọn tích hợp tiện lợi. Các phiên bản Windows 11 mới nhất đi kèm tính năng quay màn hình, cho phép bạn chỉ ghi khu vực màn hình mong muốn mà không cần tải thêm phần mềm. Dù không được thiết kế để ghi toàn bộ video cuộc họp Webex, nó vẫn rất hữu ích để ghi nhanh các bản demo hoặc những phần chính của cuộc họp.

Bước 1. Vào cuộc họp Webex bạn muốn ghi, bằng cách mở hoặc tham gia cuộc họp. Để mở công cụ Snipping, nhấn Windows + Shift + S, hoặc tìm trong Start menu rồi mở nó.

Bước 2. Tìm biểu tượng máy quay video, tức là chế độ Ghi (Record mode), và nhấp vào để chuyển từ chế độ Chụp màn hình sang chế độ Ghi trong cửa sổ Snipping Tool.

Bước 3. Nhấn + New để bắt đầu một phiên quay màn hình. Di chuyển con trỏ để chọn vùng màn hình nơi hiển thị cuộc họp Webex.

Bước 4. Nhấp Start, và sau khi bộ đếm ngược biến mất, quá trình ghi sẽ bắt đầu. Tiếp tục cuộc họp trong khi Snipping Tool ghi lại vùng màn hình đã chọn.

Bước 5. Khi hoàn tất, vào thanh công cụ ghi và nhấp nút Stop. Xem lại bản ghi trong cửa sổ Snipping Tool.

Bước 6. Nhấn Save và chọn thư mục trên máy tính nơi bạn muốn lưu video.

Lưu ý: Sử dụng Windows Snipping Tool khá đơn giản, nhưng công cụ này chỉ ghi hình (video). Nếu bạn muốn ghi cả âm thanh và màn hình cuộc họp, bạn cần dùng một trình ghi chuyên dụng. Ngoài ra, luôn xin phép trước khi ghi lại cuộc họp.

Phần 3. Câu Hỏi Thường Gặp Về Ghi Lại Cuộc Họp Webex

Phần kết luận

Sau khi đọc xong hướng dẫn này, mức độ hiểu biết của bạn về ghi lại các phiên họp Webex, với tư cách chủ trì hoặc người tham gia, sẽ được cải thiện. Hãy chọn phương pháp ghi phù hợp nhất với tình huống của bạn và đảm bảo tuân thủ quy định ghi âm, ghi hình của tổ chức.