PDFファイルをメール用に圧縮する方法 3つの効果的な方法

実際のところ、大容量ファイルをメールで送るのは面倒です。問題を引き起こしたり、そもそも相手に届かなかったりすることもあります。また、多くのメールサービスでは添付ファイルのサイズに上限があり、複雑なPDFだとすぐにその制限を超えてしまいます。特に画像が多いPDFやページ数の多い文書では、その傾向が顕著です。そのため、このような状況では、多くの人がDropboxやGoogleドライブといったファイル共有サービスを利用します。しかし、多くの人が便利な「ファイル圧縮」という手段をほとんど忘れてしまっています。無料で使えるオンラインツールも多く、その中にはかなり人気のものもあります。では、メール用にPDFを効果的に圧縮するにはどうすればよいのでしょうか。それを、以下の内容を読み進めることで学ぶことができます。

パート 1. 電子メールに最適な PDF サイズはどれですか

事実、メールに最適な PDF サイズに魔法の数字はありません。注意すべきは、メール プラットフォームの添付ファイルの制限です。一般的なサービスでは、添付ファイルの上限が約 20 MB に設定されていますが、特に多くの画像を含む PDF や非常に長い文書の場合は、この上限に達するのが意外に簡単です。したがって、PDF が前述の 20 MB の制限より大きい場合、メールは送信されず、エラー メッセージが表示されます。とはいえ、特定のサイズやメールに最適な PDF サイズを目指すのではなく、安全策をとって 20 MB 未満に抑えるのが最善です。そうすれば、添付ファイルが正常に添付され、送信されることを確信できます。

パート2. ワンクリックでPDFファイルをメール用に圧縮する

ここでは、メールで送るファイルを素早く圧縮する優れた方法を紹介します。無料ツール「FVC Free PDF Compressor」を使ってみましょう。このツールなら、PDFを崩さずに大幅にサイズダウンできます。多くのメールサービスでは添付ファイルが約20MBまでに制限されているため、画像が多いPDFやテキスト量の多いPDFはすぐに上限に達してしまいます。このコンプレッサーなら、PDFを100KB未満にまで小さくできる場合もあります。メール用にPDFを大幅に圧縮しても品質がどうなるか心配する必要はありません。元のPDFと縮小後のPDFの違いに、ほとんど気づかないはずです。

さらに、この素晴らしいツールは使い方が超簡単で、どんなレベルの専門知識を持つ人でも使用できます。PDF ファイルをプログラムにドラッグ アンド ドロップするだけで、自動的に縮小されます。その後、クリックするだけで、小さくなった PDF をコンピューターに保存できます。この方法では、PDF をオンラインでメール サイズにすばやく圧縮して、最終文書に透かしが入ることなく、メールで送信またはアップロードするのに最適なサイズにすることができます。そのプロセスをよりよく理解するには、以下の詳細なガイドラインを参照してください。

ステップ1．メイン画面で「Add PDF File」タブをクリックし、圧縮したいPDFファイルを選択します。

ステップ2．PDFファイルのアップロード中に、ツールが同時に圧縮処理も行います。

ステップ3．完了したら、「Download the PDF」ボタンをクリックします。

パート3. 編集機能を使ってPDFファイルをメール用に圧縮する

編集機能も備えたツールを使いたいなら、Adobe Acrobatが最適です。Adobe Acrobatは、PDFファイルの作成・編集・管理で知られるプログラムで、PDF専用の高機能ツールセットのような存在です。その便利な機能のひとつがPDF圧縮で、メールのサイズ制限のために送れない大きなPDFがあるときに役立ちます。オンライン版とデスクトップ版の両方を備えたAdobe Acrobatなら、PDFの画質を大きく損なうことなく、メール用にサイズを縮小できます。具体的には、PDF内の画像サイズを減らしたり、不要なフォントを削除したりして圧縮します。ただし、Adobeおよびそのスイート製品に慣れていない場合、操作を難しく感じても不思議ではありません。そこで、作業をスムーズに進めるための手順を以下に示します。

ステップ1．Acrobatを起動し、作業したいPDFファイルを開きます。そのためには、「ツール」→「PDFを最適化」→「開く」と進みます。

ステップ2．PDFファイルを開いたら、新しく表示されるナビゲーションから「ファイルサイズを縮小」オプションをクリックします。そのうえで、用意されている編集・最適化オプションを設定し、希望する圧縮度と最適化状態に調整します。

ステップ3．その後、圧縮されたPDFファイルを保存します。

パート4. PDFファイルをメール用に圧縮する

メールで送信するためにPDFを圧縮する新しい裏ワザを知りたいですか？PDFをJPGに変換してみましょう。この変換テクニックは、PowerPointを使うことでうまく行えます。PowerPointは、おそらくプレゼンテーションを作成する際によく使うプログラムです。テキストや画像、場合によっては動画などを含むスライドショーを思い浮かべてください。PowerPointでは、スライドを1枚ずつ作成し、クリックして切り替えながら情報を見せていきます。教師や学生、ビジネスパーソンなど、視覚的に情報を共有したい人たちの間で広く使われています。

PDF を PowerPoint プレゼンテーションに挿入するのは便利ですが、最も直感的なプロセスではないかもしれません。しかし、一度やってしまえば、JPG ファイルの作成は簡単です。でも心配しないでください。PDF をすぐに埋め込むために必要な手順を、ステップごとに説明します。

ステップ1．PCでPowerPointを起動し、PDFファイルを開くための適切なスライドを選択します。

ステップ2．「挿入」タブメニューに移動し、「テキスト」グループから「オブジェクト」オプションを探します。そのオプションをクリックすると、新しいウィンドウが表示されます。そのウィンドウの左側にある「ファイルから作成」を選択します。次に「参照」ボタンをクリックし、スライド上に取り込みたいPDFファイルを指定します。

ステップ3．PDFファイルがスライドに挿入されたら、それをJPGに変換できます。スライド上のPDFを右クリックし、「図として保存」を選択して、JPEG形式で保存します。

パート5. PDFと圧縮に関するよくある質問

結論

この記事では、メール用にPDFファイルを最適に圧縮する方法について解説しました。ファイルサイズ制限に収まるようにPDFを適切に縮小すれば、PDFをメールでよりスムーズかつ快適に送信できるようになります。