이메일을 위한 PDF 파일 압축 방법 3가지 효과적인 선택 방법

사실, 이메일로 큰 파일을 보내는 일은 꽤 번거로울 수 있습니다. 경우에 따라 문제를 일으키기도 하고, 아예 전송되지 않을 수도 있습니다. 또한 많은 이메일 서비스 제공업체가 첨부파일의 용량을 제한하고 있어, 복잡한 PDF 파일은 이 제한을 쉽게 초과하게 됩니다. 특히 이미지가 많거나 분량이 긴 PDF 문서라면 더욱 그렇습니다. 이런 문제를 해결하기 위해 대부분의 사람들은 Dropbox나 Google Drive 같은 파일 공유 서비스를 이용하곤 합니다. 하지만 많은 이들이 간편한 요령 하나를 잊고 있는데, 바로 파일 압축입니다. 무료 온라인 도구만 해도 상당히 많고, 그중에는 꽤 널리 쓰이는 것들도 있습니다. 그렇다면 이메일용으로 PDF를 효과적으로 압축하는 방법은 무엇일까요? 아래의 전체 내용을 계속 읽다 보면 그 방법을 알게 될 것입니다.

1부. 이메일에 가장 적합한 PDF 크기는 무엇입니까?

사실 하나 알려드리자면, 이메일에 이상적인 PDF 크기에 대한 마법의 숫자는 없습니다. 주의해야 할 점은 이메일 플랫폼의 첨부 파일 제한입니다. 인기 있는 서비스는 첨부 파일의 크기를 약 20MB로 제한하는데, 특히 이미지가 많거나 매우 긴 문서인 PDF의 경우 놀라울 정도로 쉽게 도달할 수 있습니다. 따라서 PDF가 해당 20MB 제한보다 큰 경우 이메일이 전송되지 않고 오류 메시지가 표시됩니다. 즉, 특정 크기나 이메일에 가장 적합한 PDF 크기를 목표로 삼는 대신 안전하게 20MB 이하로 유지하는 것이 가장 좋습니다. 이렇게 하면 첨부하고 성공적으로 전송할 수 있습니다.

2부. 한 번의 클릭으로 이메일용 PDF 파일 압축

이메일 파일을 압축하는 훌륭하고도 빠른 방법이 있습니다. 바로 FVC Free PDF Compressor라는 무료 도구를 써 보는 것입니다. 이 도구는 커다란 PDF 파일도 내용에 손상 없이 가볍게 줄여 줍니다. 대부분의 이메일 서비스가 약 20MB 안팎의 첨부 용량만 허용하기 때문에, 이미지가 많거나 텍스트가 많은 PDF는 이 한도에 금방 도달하곤 합니다. 이 압축 도구를 사용하면 PDF 용량을 훨씬 더 작게, 심지어 100킬로바이트 미만까지 줄일 수 있습니다. 이렇게 이메일용으로 PDF 용량을 크게 줄이더라도, 파일 품질은 그대로 유지되므로 걱정하지 않아도 됩니다. 실제로 원본과 압축본을 비교해도 차이를 거의 느끼지 못할 정도입니다.

게다가, 이 놀라운 도구는 사용하기 매우 쉽고, 전문 지식 수준에 상관없이 누구나 사용할 수 있습니다. PDF 파일을 프로그램으로 끌어서 놓기만 하면 자동으로 축소됩니다. 그런 다음 클릭 한 번으로 더 작은 PDF를 컴퓨터에 저장할 수 있습니다. 이렇게 하면 PDF를 이메일 크기로 온라인에서 빠르게 압축하여 최종 문서에 워터마크 없이 이메일로 보내거나 업로드하기에 완벽한 크기로 만들 수 있습니다. 프로세스를 더 잘 이해하려면 아래의 자세한 지침을 참조하세요.

1단계. 메인 화면에서 Add PDF File 탭을 클릭한 후, 압축할 PDF 파일을 선택합니다.

2단계. PDF 파일이 업로드되는 동안, 도구가 동시에 압축 작업을 진행합니다.

3단계. 압축이 완료되면 Download the PDF 버튼을 클릭합니다.

3부. 편집 기능을 사용하여 이메일용 PDF 파일 압축

편집 기능까지 함께 제공되는 도구를 원한다면, 이 작업에는 Adobe Acrobat이 적합합니다. Adobe Acrobat은 PDF 파일을 생성, 편집, 관리하는 데 널리 쓰이는 프로그램으로, PDF 작업을 위해 설계된 강력한 툴킷과 같습니다. 이 프로그램에는 용량이 커서 이메일로 보내기 어려운 PDF를 줄일 수 있는 PDF 압축 기능이 포함되어 있습니다. 온라인 버전과 데스크톱 버전으로 제공되는 Adobe Acrobat은 큰 PDF 파일을 이메일용으로 압축하되, 품질 저하를 최소화하도록 도와줍니다. 예를 들어 PDF 안의 이미지 용량을 줄이거나, 불필요한 글꼴을 제거하는 방식으로 작업을 수행합니다. 다만 Adobe 제품군의 특성상, 학습 곡선이 다소 가파르게 느껴질 수 있다는 점은 놀랄 일이 아닙니다. 그래서 아래 단계들을 참고해 사용 과정을 조금 더 수월하게 할 수 있습니다.

1단계. Acrobat을 실행한 뒤, 작업할 PDF 파일을 엽니다. 이를 위해 상단 메뉴에서 도구(Tools) - PDF 최적화(Optimize PDF) - 열기(Open) 순으로 이동합니다.

2단계. PDF 파일을 열었다면, 새로 표시되는 내비게이션에서 Reduce File Size(파일 크기 줄이기) 옵션을 클릭합니다. 그런 다음 제공되는 편집 및 최적화 옵션을 활용해 원하는 압축 수준과 최적화 설정을 지정합니다.

3단계. 설정을 마쳤다면, 압축된 PDF 파일을 저장합니다.

4부. PDF 파일을 이메일로 압축하여 변환

이메일로 보낼 PDF를 압축하는 또 다른 요령을 알고 싶나요? 이번에는 파일을 JPG로 변환해 보겠습니다. 이 변환 요령은 PowerPoint를 이용하면 손쉽게 수행할 수 있습니다. PowerPoint는 프레젠테이션을 만들 때 자주 사용하는 프로그램으로, 텍스트, 이미지, 동영상 등이 포함된 슬라이드 쇼를 구성할 수 있게 해 줍니다. 사용자는 슬라이드를 넘기면서 청중에게 정보를 시각적으로 전달할 수 있으며, 교사, 학생, 비즈니스 종사자 등 다양한 사람들이 정보를 공유하는 용도로 널리 활용합니다.

이제 PowerPoint 프레젠테이션에 PDF를 삽입하는 것은 편리할 수 있지만 가장 직관적인 프로세스는 아닐 수 있습니다. 하지만 일단 삽입하면 JPG 파일을 만드는 것은 아주 쉬울 것입니다. 하지만 걱정하지 마세요! PDF를 곧바로 임베드하려면 단계별로 안내해 드리겠습니다.

1단계. PC에서 PowerPoint를 실행한 후, PDF 파일을 열어 둘 적절한 슬라이드를 선택합니다.

2단계. 이제 상단의 Insert(삽입) 탭으로 이동한 뒤, 텍스트(Text) 그룹에서 Object(개체) 옵션을 찾습니다. 이 옵션을 클릭하면 새 창이 열립니다. 해당 창의 왼쪽에 있는 ‘파일로부터 만들기(Create from File)’ 옵션을 선택한 다음, 찾아보기(Browse) 버튼을 클릭하여 PDF 파일을 슬라이드로 불러옵니다.

3단계. PDF 파일이 슬라이드에 삽입되면, 이제 이를 JPG로 변환할 수 있습니다. 슬라이드 위의 PDF 개체를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 Save As Picture(그림으로 저장)을 선택한 뒤, 파일 형식을 JPEG로 지정해 저장합니다.

5부. PDF 및 압축에 대한 FAQ

결론

이 글에서는 이메일용으로 PDF 파일을 압축하는 가장 좋은 방법들을 다루었습니다. 이제 용량 제한에 맞게 PDF를 적절히 줄이기만 하면, 이메일로 PDF를 훨씬 더 원활하고 수월하게 보낼 수 있습니다.